大阪府警察職員旧姓使用取扱要綱の制定について

例規（務）第41号
平成29年3月31日

この度、別記のとおり大阪府警察職員旧姓使用取扱要綱を定め、平成29年4月1日から実施することとしたので、適切に運用されたい。

別記

大阪府警察職員旧姓使用取扱要綱

第1趣旨

この要綱は、職員（警察本部長（以下「本部長」という。）を任命権者とする者に限る。）が婚姻、養子縁組その他の事由（以下「婚姻等」という。）により戸籍上の氏を改めた後も、婚姻等の前の戸籍上の氏（以下「旧姓」という。）を専ら大阪府警察内で使用する文書に使用すること（以下「旧姓使用」という。）に関し必要な事項を定めるものとする。

第2旧姓使用に係る承認

旧姓使用を希望する職員は、本部長の承認を受けるものとする。旧姓使用を中止しようとする場合も、また同様とする。

第3旧姓使用の手続

1旧姓使用の承認を受けようとする職員は、旧姓使用承認申請書（別記様式第1号）に戸籍謄本等使用を希望する旧姓が確認できる書類を添付して、所属長に提出するものとする。
なお、婚姻等により現在の戸籍上の氏を改姓する予定がある場合は、改姓する予定の日の14日前までに旧姓使用承認申請書を提出するものとする。
2前記1により旧姓使用承認申請書の提出を受けた所属長は、当該旧姓使用承認申請書及び旧姓が確認できる書類を本部長に進達するものとする。
3本部長は、前記2による進達があった場合は、旧姓使用の申請に係る旧姓に誤りがないことを確認の上、支障がないと認めるときは、当該申請に係る職員の所属長に対して旧姓使用承認通知書（別記様式第2号）により当該職員について旧姓使用を承認する旨を通知するとともに、当該職員に対して旧姓使用承認書（別記様式第3号）を交付して、旧姓使用を承認するものとする。

第4旧姓使用ができる文書

旧姓使用ができる文書は、専ら大阪府警察内で使用される文書であって、次に掲げるものとする。

(1)旧姓使用承認職員が自ら作成する文書

ア前記第3の3により旧姓使用を承認された職員（以下「旧姓使用承認職員」という。）の権利及び義務に関する事項について当該旧姓使用承認職員が自ら作成する文書で、旧姓使用承認職員の同一性の確認が容易で、かつ、旧姓使用を原因とする紛議、紛争、不利益等が生じるおそれのないもの
イ前記アに掲げるもののほか、旧姓使用承認職員が自ら作成する文書で、後記第5の(1)から(6)までに掲げる文書に該当しないもの

(2)旧姓使用承認職員以外の職員が作成する文書

ア旧姓使用承認職員個人の名宛の表彰状及び技能検定、能力検定、実務検定等に係る合格書（これに類するものを含む。）
イ所属において作成する緊急時の連絡先の一覧表等の文書
ウ前記ア及びイに掲げるもののほか、旧姓使用承認職員以外の職員が作成する文書で、後記第5の(1)から(6)までに掲げる文書に該当しないもの

第5旧姓使用ができない文書次に掲げる文書は、旧姓使用ができないものとする。

(1)司法警察職員としての職務に関する文書
(2)拾得物件預り書、遺失届出書等府民等の権利及び義務に関する文書
(3)公権力の行使に関する文書
(4)公費に関する文書
(5)総合情報管理システムの電子計算機に戸籍上の氏が登録されている業務において作成する文書
(6)前記(1)から(5)までに掲げるもののほか、著しい誤解、混乱等を招く等旧姓使用ができないものとして警務部長が指定する文書

第6旧姓使用承認職員の責務

旧姓使用承認職員は、前記第4の(1)のア又はイに掲げる文書を作成する場合は、当該文書に旧姓を使用しなければならない。

第7所属長の措置

1所属長は、所属において前記第4の(2)のア、イ又はウに掲げる文書を作成する場合は、旧姓使用承認職員の旧姓を使用するものとする。ただし、部外との調整が必要である等当該文書を作成するに当たり著しく業務に支障が生じるときは、使用しないことができる。
2所属長は、旧姓使用に関する教養の実施等所属における旧姓使用が円滑に行われるよう必要な措置を執るものとする。

第8旧姓使用の中止の手続

1旧姓使用承認職員は、旧姓使用の中止の承認を受けようとする場合は、旧姓使用中止承認申請書（別記様式第4号）を所属長に提出するものとする。
2前記1により旧姓使用中止承認申請書の提出を受けた所属長は、当該旧姓使用中止承認申請書を本部長に進達するものとする。
3本部長は、前記2による進達があった場合で、当該旧姓使用の中止に相当な理由があると認めるときは、当該申請に係る旧姓使用承認職員の所属長に対して旧姓使用中止承認通知書（別記様式第5号）により当該職員の旧姓使用の中止を承認する旨を通知するとともに、当該職員に対して旧姓使用中止承認書（別記様式第6号）を交付し、旧姓使用の中止を承認するものとする。

第9旧姓使用の承認の取消し

1警務部長は、旧姓使用承認職員が前記第6に規定する職員の責務を遵守しない等旧姓使用に著しい支障があると認める場合は、本部長の承認を得て、当該職員に対する旧姓使用の承認を取り消すことができる。
2警務部長は、前記1により旧姓使用の承認を取り消す場合は、当該承認の取消しに係る旧姓使用承認職員の所属長に対して旧姓使用承認取消通知書（別記様式第7号）により当該職員の旧姓使用の承認を取り消す旨を通知するとともに、当該職員に対して旧姓使用承認取消書（別記様式第8号）を交付して、旧姓使用の承認を取り消すものとする。

第10旧姓使用の中止等の措置

1旧姓使用中止承認書又は旧姓使用承認取消書を交付された職員（以下「旧姓使用承認中止等職員」という。）は、前記第4の(1)のア又はイに掲げる文書を作成する場合は、当該文書に旧姓を使用してはならない。
2所属長は、所属における旧姓使用の中止が円滑に行われるよう必要な措置を執るものとする。

第11旧姓使用承認職員等名簿の作成

1所属長は、旧姓使用承認職員等名簿（所属用）（別記様式第9号）を作成し、所属における旧使用承認職員の状況について把握するものとする。
2警務課長は、旧姓使用承認職員等名簿（警務課用）（別記様式第10号）を作成し、大阪府警における旧姓使用承認職員の状況について把握するものとする。

第12異動時の措置

所属長は、旧姓使用承認職員が他の所属に異動するときは、当該旧姓使用承認職員に係る旧姓使用承認通知書を身分関係書類送付書（大阪府警察処務規程（昭和30年訓令第31号）別記様式第10号）に添付して異動先の所属長に送付するとともに、旧姓使用承認職員等名簿（所属用）に必要事項を記入するものとする。

第13

1旧姓使用承認通知書等の保存期間1旧姓使用承認通知書は、当該旧姓使用承認通知書に係る職員が旧姓使用の中止の承認を受け、若しくは取り消され、又は退職した日に在籍する所属において、当該日の属する年の翌年の1月1日から起算して1年間保存するものとする。
2旧姓使用中止承認通知書及び旧姓使用承認取消通知書は、当該通知書を収受した所属において、当該収受した日の属する年の翌年の1月1日から起算して1年間保存するものとする。

第14警務部長の措置

警務部長は、この要綱に定めるもののほか、職員の旧姓使用に関して、本部長の承認を得て必要な措置を執ることができる。