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Osaka Prefectural Police

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大阪府警察給与事務手続要綱の制定について

大阪府警察給与事務手続要綱の制定について
昭和43年4月1日
例規(務)第17号
最近改正
平成30年3月23日例規(給)第41号

近年、警察職員の増員あるいは年々職員の給与改善のため、人事委員会の給与勧告がなされ、給与改正が続いているために給与事務量はぼう大となり、その内容において複雑となつてきている。したがつて、これらの事務処理のスピード化と合理的かつ簡素化を図るために、昨年11月から給与計算事務を電子計算組織によることとして、給与事務の集中管理の試験実施を行つてきたところであるが、本年4月1日から本実施することとし、別記のとおり、大阪府警察給与事務手続要綱を制定したので、この要綱に基づき確実かつ効率的に運用され、給与事務取扱い上誤りのないようにされたい。
なお、次の通達は、廃止する。
1 「給与事務の集中管理の試験実施について」(昭和42年7月1日一般(務)第479号)
2 「大阪府警察職員の特殊勤務手当に関する規程の改正に伴う給与関係入力原票作成要領の一部変更について」(昭和42年11月8日一般(務)第348号)
別 記
大阪府警察給与事務手続要綱
第1 総則
1 趣旨
この要綱は、総合情報管理システムによる給与事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
2 用語の意義
この要綱における用語の意義は、次のとおりとする。
(1) 機械計算
総合情報管理システムによつて行う計算及び資料処理をいう。
(2) 入力資料
電子計算機に入力するために作成する資料をいう。
(3) 出力資料
機械計算の結果を記録した資料をいう。
(4) 給料等
大阪府警察職員(地方警務官及び非常勤職員を除く。以下「職員」という。)に支給する給与のうち、給料月額、給料の調整額、管理職手当、初任給調整手当、扶養手当、地域手当、住居手当、通勤手当及び単身赴任手当をいう。
(5) 時間外勤務手当等
職員に支給する給与のうち時間外勤務手当、夜間勤務手当、休日勤務手当、宿日直手当、特殊勤務手当及び管理職員特別勤務手当並びに児童手当をいう。
(6) 報酬等
非常勤職員に支給する報酬、賃金及び加算額をいう。
(7) 記憶資料
総合情報管理システムの記憶装置に記憶された資料をいう。
(8) 特例計算
機械計算によらないで行う計算をいう。
3 給与事務の所管
給与事務は、給与課長が管理する。ただし、機械計算事務は、情報管理課長が処理する。
4 給与関係コード
機械計算に使用する給与関係コードは、給与課長が別に定める。
第2 入力資料等の種類、作成要領等
1 入力資料等の種類
(1) 入力資料の種類は、次のとおりとする。
ア 給与基本ファイル
イ 扶養親族ファイル
ウ 所属異動退職ファイル
エ 昇給ファイル
オ 時間外勤務等ファイル
カ 年末調整ファイル
キ 特例計算ファイル(A)・(B)
ク 差額計算ファイル(A)・(B)
ケ 財形貯蓄ファイル
コ 報酬等入力ファイル
サ 共済組合貸付金弁済ファイル
シ 通勤認定ファイル
ス 住民税ファイル
セ 特殊勤務等ファイル
(2) 通知書の種類は、次のとおりとする。
ア 不勤日数通知書(別記様式第11号)
イ 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書(所得税法(昭和40年法律第33号)に定める様式)
ウ 期末勤勉手当期間率通知書(別記様式第12号)
2 入力資料等の作成時期、送付期限等
入力資料及び通知書の作成時期、処理周期、送付期限等は、別表第1及び別表第2のとおりとする。
3 所属における処理
(1) 入力資料
所属長は、別表第1の1及び2に定める区分により入力資料を作成し、それぞれの所定の期限までに、給与関係入力資料送付書(別記様式第16号。以下「送付書」という。)を添えて給与課長に送付する。ただし、扶養親族ファイルの送付は扶養親族情報管理業務実施要領(平成23年10月25日例規(給)第62号)第5による総合情報管理システムへの登録により、時間外勤務等ファイル及び年末調整ファイルの送付は大阪府警察所属相互間データ通信業務実施要領(平成14年3月1日例規(情)第11号)第1に規定するデータ通信業務におけるデータ送信により、通勤認定ファイルの送付は通勤認定業務運用要領(平成17年3月31日例規(給)第55号)第5による総合情報管理システムへの登録により、特殊勤務等ファイルの送付は特殊勤務手当等管理業務実施要領(平成20年12月26日例規(給)第122号)第5による総合情報管理システムへの登録により行う。
(2) 通知書
所属長は、次により通知書の作成等を行う。
ア 不勤日数通知書及び期末勤勉手当期間率通知書
別表第2に定める区分により作成し、それぞれの所定の期限までに給与課長に送付する。
イ 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
職員が採用されたときは、当該職員に作成させた上、所属で保管し、記載内容に異動があったときは、当該職員にその内容を補正させる。
4 給与課における処理
(1) 給与課長は、前記3の(1)により所属長から送付された入力資料を審査し、それぞれの送付期限の翌日までに送付書を添えて情報管理課長に送付する。
(2) 給与課長は、別表第1の3に定める区分により入力資料を作成し、それぞれ所定の期限までに送付書を添えて情報管理課長に送付する。
5 入力資料等の作成要領
入力資料及び通知書の作成要領は、給与課長が別に定める。
第3 出力資料の種類及び機械計算
1 出力資料の種類は、次のとおりとする。
(1) 給与等支給明細書(別記様式第17号)
(2) 給与等集計表(別記様式第18号)
(3)から(5)まで 削除
(6) 児童手当明細書(別記様式第22号)
(7) 削除
(8) 住民税納付明細書(別記様式第24号)
(9) 住民税特別徴収税額個人明細書(別記様式第25号)
(10) 共済組合掛金個人別明細書(別記様式第26号)
(11) 削除
(12) 職員別給与等照合表(別記様式第28号)
(13) 昇給調書(別記様式第29号)
(14) 昇給(昇格)発令通知書(別記様式第30号)
(15) 年末調整表(別記様式第31号)
(16) 所得税関係の所属合計表(別記様式第32号)
(17) 共済組合掛金差額明細書(別記様式第33号)
(18) 財形貯蓄控除明細書(別記様式第34号)
(19) 給料切替及び昇給(昇格)発令通知書(給与改正の都度定める様式)
(20) 給与所得の源泉徴収票(所得税法施行規則(昭和40年大蔵省令第11号)に定める様式)
(21) 給与支払報告書(個人別明細書)(地方税法施行規則(昭和29年総理府令第23号)に定める様式)
(22) 報酬等支給明細書(別記様式第35号)
(23) 報酬等集計表(別記様式第36号)
(24) 警察共済組合貸付弁済金明細書(別記様式第37号)
(25) 所属別現金支給額集計表(別記様式第38号)
(26) 現金支給者名簿(別記様式第39号)
2 機械計算
(1) 機械計算の基準日
ア 給料等は、毎月1日の現況(職員の所属、給料、扶養親族数その他の給与計算の基礎となる事項の現況をいう。以下同じ。)により、その月分の計算を行う。
イ 時間外勤務手当等は、支給される月の前月1日の現況により前月分の計算を行う。ただし、月の途中で時間外勤務手当等の計算の基礎となる事項に変更があつたときは、変更後の現況を含めて計算を行う。
ウ 期末手当及び勤勉手当は、それぞれ支給される月の1日の現況により計算を行う。
エ 年末調整は、12月1日の現況により12月分の給料等の計算の際に行う。ただし、年末調整を行つた後12月31日までの間に年末調整の基礎となる事項に変更が生じたときは、変更後の現況により1月分の給料等の計算の際に行う。
オ 報酬等については、次の区分による。
(ア) 報酬(加算額を含む。)については、毎月1日の現況(非常勤職員の所属及び報酬の額その他の計算の基礎となる金額の現況をいう。以下同じ。)により、その月分の計算を行う。
(イ) 賃金(加算額を含む。)については、支給される月の前月1日の現況により前月分の計算を行う。
(2) 所得税の計算
所得税の計算は、所得税法第189条の規定に基づき財務大臣が告示する税額計算の方法による。
(3) 記憶資料の修正、点検及び照合
ア 修正
情報管理課長は、第2の4により給与課長から送付された入力資料に基づき、記憶資料をそれぞれの機械計算の基準日の現況に修正した上、機械計算を行う。
イ 点検及び照合
情報管理課長は、前記アにより記憶資料を修正したときは、当該入力資料が正確に処理されたことの確認を得るため、必要の都度職員別給与等照合表を作成し、給与課長に送付する。
(4) 出力資料の送付
情報管理課長は、前記1の(1)から(10)まで及び(15)から(26)までに掲げる出力資料を作成し給与課長に送付する。
(5) 送付期限等
出力資料の送付部数、送付期限等は、別表第3のとおりとする。
第4 特例計算
1 職員の給与等に係る特例計算
(1) 特例計算の対象
特例計算の対象は、次のとおりとする。
ア 月の2日以降に採用(離職した国家公務員又は地方公務員が即日職員となつた場合は、1日付けの採用を含む。)又は無給休職から復職の発令があつたとき。
イ 退職(月の末日に退職し、かつ、給料に変更のない場合を除く。)若しくは月の2日以降に無給休職の発令があつたとき、又は月の2日以降に死亡(給料に変更のある場合に限る。)したとき。
ウ 月の2日以降に有給休職又は有給休職から復職の発令があつたとき。
エ 月の2日以降に昇任又は転職の発令により、給料に変更を生じたとき。
オ 月の2日以降に育児休業又は育児休業から復帰の発令があったとき。
カ 月の2日以降に配偶者同行休業又は配偶者同行休業から復帰の発令があったとき。
キ 停職又は減給の発令があつたとき。
ク 介護休暇又は介護欠勤があつたとき。
ケ 病気休暇により、給料及びこれに対する地域手当を半減するとき。
コ 扶養手当、通勤手当、住居手当及び単身赴任手当の支給の始期となる月と機械計算を開始する月とが異なるとき。
サ 給与及び児童手当(以下「給与等」という。)の計算に誤りがあつたとき。
シ その他特別の事情が生じたとき。
(2) 特例計算書の作成及び送付
所属長は、職員が前記(1)のいずれかに該当するときは、所定の特例計算書に基づいて特例計算を行い、当該特例計算書をその月の末日までに給与課長に送付する。
(3) 出力資料の作成
給与課長は、前記(2)により送付を受けた特例計算書に基づいて、精算に必要な次の用途別の明細書を給与等支給明細書及び給与等集計表を準用の上機械計算によつて作成し、関係所属長に送付する。
ア 機械精算明細書
機械計算によつて支給又は相殺するための給与等の明細
イ 臨時支給明細書
給与の支給定日以外の日に支給するための給与等の明細
ウ 定額戻入明細書
その年度内に生じた給与等の過払いを翌月の機械計算によつて相殺できないものについて、別途定額戻入を行うための明細
エ 雑入明細書
前年度以前の給与等の過払いであるために、機械計算によつて精算できないため、別途雑入を行うための明細
(4) 精算の時期
特例計算によつて生じた支給額及び過不足額は、次の区分により精算を行う。
ア 前記(3)のアに係るものにあつては、機械計算によつて翌月の支給額に加算して支給又は相殺する。
イ 前記(3)のイからエまでに係るものにあつては、計理上処理できる限り速やかな時期に別途支給し、又は定額戻入若しくは雑入の手続を行う。
2 非常勤職員の報酬等に係る特例計算
(1) 特例計算の対象
特例計算の対象は、次のとおりとする。
ア 報酬等の計算に誤りがあつたとき、又は月の2日以降に報酬等の額に変更を生じたとき。
イ 退職(死亡)又は月の2日以降に採用の発令があつたとき。
ウ その他特別の事情が生じたとき。
(2) 特例計算書の作成及び送付
所属長は、非常勤職員が前記(1)のいずれかに該当するときは、所定の特例計算書に基づいて特例計算を行い、当該特例計算書をその月の末日までに給与課長に送付する。
(3) 精算の時期
特例計算によつて生じた報酬等の額は、次の区分により精算を行う。
ア 前記(1)のアに係るものにあつては、機械計算によつて翌月の支給額に加算して支給又は相殺する。
イ 前記(1)のイ及びウに係るものにあつては、計理上処理できる限り速やかな時期に別途支給し、又は定額戻入若しくは雑入の手続を行う。
第5 昇給等の処理
1 情報管理課の処理
情報管理課長は、毎年12月15日までに記憶資料から昇給等予定者を抽出し、昇給調書を作成して給与課長に送付する。
2 給与課長の審査
給与課長は、前記1により送付された昇給調書を審査し、追加昇給者又は昇給不適格者については、昇給ファイル又は給与基本ファイルを作成し、翌年1月6日までに情報管理課長に送付する。
3 出力資料の作成
情報管理課長は、給与課長から送付された昇給ファイル及び給与基本ファイルに基づき、記憶資料を修正の上、昇給(昇格)発令通知書及びその他所要の出力資料を作成し、1月11日までに給与課長に送付する。
第6 給与等支給手続
1 出力資料の配布
給与課長は、第3の2の(4)により、情報管理課長から送付された出力資料を審査の上、別表第3のB欄に定める期限までに所属長に送付する。
2 給与等の支払
所属長は、前記1により出力資料の送付を受けたときは、所定の支出手続を経て給与等の支払を行う。
3 所属を異動したときの給与等の支給所属
職員が所属を異動したときの給与等の支給所属は、次のとおりとする。
(1) 異動した日の属する月分の給料等 その月の1日に職員が属する所属
(2) 異動した日の属する月(1日付けの異動のときは、その前月)分の時間外勤務手当等 支給される月の1日に職員が属する所属
第7 その他
1 住民税の特別徴収
(1) 給与支払報告書(個人別明細書)
所属長は、給与課長から所属職員の給与支払報告書(個人別明細書)(以下「報告書」という。)の送付を受けたときは、当該報告書に必要事項を記入の上、その都度通知する期日までに給与課長に送付する。
(2) 住民税の特別徴収税額通知書
所属長は、給与課長から住民税の特別徴収税額通知書(特別徴収義務者用)(地方税法(昭和25年法律第226号)に基づき市町村長が定める様式。以下「通知書」という。)の送付を受けたときは、当該通知書を職員に交付する。
(3) 給与所得者異動届出書
所属長は、職員が退職(死亡及び出向を含む。)した場合又は無給休職、育児休業若しくは配偶者同行休業の発令があつた場合は、通知書に基づき、給与所得者異動届出書(地方税法施行規則に定める様式)をその都度作成し、給与課長に送付する。
2 給与等の証明事務
所属長は、職員が給与に関し証明書を必要とするときには、関係書類に基づいて発行する。
3 給与等支給明細書の電磁的方法による交付
(1) 給与課長は、給与等支給明細書を電磁的方法により職員に交付しようとするときは、給与等支給明細書の電磁的方法による交付に係る承諾書(別記様式第40号)により職員の承諾を得るものとする。
(2) 給与課長は、前記(1)により職員の承諾を得たときは、当該承諾に係る職員に給与等支給明細書を電磁的方法により交付するものとする。
(3) 所属長は、前記(1)の承諾に係る職員が書面により給与等支給明細書の交付を希望するときは、書面により給与等支給明細書を交付するものとする。
4 特別な場合の給与事務の処理
この要綱に定めるもののほか、給与事務について機械計算を必要とするときは、給与課長が情報管理課長と協議して定める。
5 この要綱の実施に関し、必要な細部的事項は、給与課長と情報管理課長が協議して定める。
第8 情報の分類
情報セキュリティに関する規程(平成30年訓令第2号)第11条第1項の規定により、総合情報管理システムによる給与事務において取り扱う情報の分類については、機密性2(中)情報、完全性2(高)情報及び可用性2(高)情報とする。
第9 実施期日
この要綱は、昭和43年4月1日から実施する。
別表第1 入力資料の送付期限等 省略