行政文書情報管理業務実施要領の制定について

行政文書情報管理業務実施要領の制定について
平成15年3月7日
例規（総）第9号

最近改正平成
30年1月26日例規（情）第6号

この度、別記のとおり行政文書情報管理業務実施要領を制定し、平成15年3月7日から実施することとしたので、効果的な運用に努められたい。
別記
行政文書情報管理業務実施要領
第1趣旨
この要領は、行政文書情報管理業務の実施に関し必要な事項を定めるものとする。
第2定義
1この要領において「行政文書情報管理業務」とは、総合情報管理システムを活用して、大阪府警察行政文書管理規程（平成13年訓令第23号。以下「規程」という。）に定める行政文書の管理に関する事務のうち次に掲げる事務を処理するため、行政文書に関する情報を電子計算機に登録するとともに、端末装置により検索及び資料の作成を行う業務をいう。

(1)規程第
12条第3項の規定による収受文書の文書管理台帳（収受用）への登載及び収受番号の付与
(2)規程第21条第1項の規定による施行に係る決裁文書の文書管理台帳（起案用）への登載及び文書番号の付与
(3)規程第33条の規定による行政文書の保管及び保存に用いるファイル（以下「ファ
イル」という。）の背表紙及び目次の作成
(4)規程第34条第2項の規定によるファイル基準表及びファイル管理台帳の作成並び
に同条第3項の規定による簿冊番号の付与
(5)規程第37条第2項の規定によるファイル引継票の作成
(6)規程第39条第2項の規定による文書廃棄票の作成
2前記1に定めるもののほか、この要領の用語の意義は、規程に定めるところによる。

第3運用時間
行政文書情報管理業務の運用時間は、24時間とする。

第4利用者
行政文書情報管理業務を利用することができる者は、全職員（非常勤職員を除く。）とする。

第5運用体制
1運用責任者
(1)総務部総務課に行政文書情報管理業務運用責任者（以下「運用責任者」という。）
を置く。
(2)運用責任者は、総務部総務課長をもって充てる。
(3)運用責任者は、行政文書情報管理業務の統括管理を行うものとする。

2取扱主任者

(1)所属に行政文書情報管理業務取扱主任者（以下「取扱主任者」という。）を置く。
(2)取扱主任者は、文書主任者をもって充てる。
(3)取扱主任者は、所属における行政文書情報管理業務の適正かつ効率的な運用を図る
ものとする。

3取扱担当者
(1)所属に行政文書情報管理業務取扱担当者（以下「取扱担当者」という。）を置く。
(2)取扱担当者は、文書担当者をもって充てる。
(3)取扱担当者は、所属における行政文書情報管理業務を適正に運用するため、後記第
8により出力した資料の点検及び整理を行うものとする。

第6登録
行政文書に関する情報の電子計算機への登録の種別、時期及び内容は、次の表のとおりとする。（表は省略）

第7検索

検索の対象となる情報は、前記第6により登録したファイルの情報とする。

第8資料の作成
規程に基づく次の資料は、それぞれに定める時期に行政文書情報管理業務により出力して作成するものとする。ただし、(5)の資料は、本部本館内の所属に限る。

(1)文書管理台帳毎月
(2)ファイルの背表紙及び目次必要の都度
(3)ファイル基準表毎年1月
(4)ファイル管理台帳毎年6月
(5)ファイル引継票必要の都度
(6)文書廃棄票必要の都度

第9情報の分類
情報セキュリティに関する規程（平成30年訓令第2号）第11条第1項の規定により、行政文書情報管理業務において取り扱う情報の分類については、機密性1（低）情報、完全性2（高）情報及び可用性2（高）情報とする。

第10指導・教養
所属長は、所属職員に対し、行政文書情報管理業務の適正かつ効果的な運用を行うため必要な指導・教養を行うものとする。